Peranan Database di berbagai bidang

Database adalah sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dengan ketentuan atau aturan tertentu yang saling berelasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengelola dan memanajemen data juga memudahkan memperoleh informasi.

Tidak ada yang mengira bahwa dunia database mampu mengubah cara hidup banyak orang dimuka bumi ini. Dulu, database hanya diposisikan sebagai alat administratif belaka, seperti mendata nama murid, nama pasien, logistik, dan lain sebagainya. Ketika itu, orang belum berpikir bagaimana mendayagunakan database untuk kepentingan yang lebih besar lagi, seperti ekonomi, bisnis, dan bahkan gaya hidup.

Sejak website populer seiring bertambahnya pengguna internet, ada semacam upaya untuk mereposisi peran database dari hanya sekedar alat administratife menjadi sebuah teknologi interaktif yang sangat menakjubkan. Semenjak itu muncul istilah yang kita kenal dengan nama “aplikasi web database”. Lalu, lahirlah beragam aplikasi berbasis web yang luar biasa. Pertama yang paling mengguncang dunia adalah lahirnya aplikasi web-based free e-mail yang dimotori oleh Hotmail, Yahoo, dan kawan-kawannya. Disini, database tidak hanya bertindak sebagai alat menyimpan nama dan identitas pribadi saja, tetapi juga menyimpan pesan-pesan pribadi seseorang yang bisa diakses dari segala penjuru dunia manapun.

Setelah e-mail, lahirlah perdagangan online, alias e-commerce. Tidak ada yang pernah menyangka sebelumnya kalau orang bisa bertransaksi secara langsung lewat jaringan internet. Dan lagi-lagi, database ada dibelakang itu semua.

Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Tujuan dari desain database adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Database yang sudah masuk dalam suatu media penyimpanan tidak akan pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang familiar dengannya, misalkan saja perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.

1. Peranan database dalam dunia pendidikan

Dalam dunia pendidikan peran basis data (database)  merupakan bagian yang sangat penting. Contoh penggunaannya dalam bidang pendidikan yaitu:

• Dalam Aspek Perpustakaan

Dalam mengelola perpustakaan perlu adanya sistem database, agar mempermudah mencari suatu dokumen, buku, referensi dan lain sebagainya, maka dengan mencari berdasarkan nama peneliti, misalnya buku karangan Tatang Sutarman maka secara otomatis kita akan menemukan lokasi buku yang kita cari.

• Dalam Aspek Administrasi

Dalam pengelolaan administrasi perlua adanya sistem database guna untuk mempermudah memasukan data. Misalnya, dalam pembayaran spp.

• Gambaran Database dan Penerapannya dalam pendidikan

Misalnya dalam dunia pendidikan atau lingkungan akademis pada umumnya, sering anda menjumpai pertanyaan-pertanyaan seperti berikut :

1. Berapa jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah Database Management?
2. Berapa mahasiswa yang aktif pada semester ini ?
3. Berapa jumlah mahasiswa yang berjenis kelamin laki-laki dan yang berjenis kelamin perempuan ?
4. Berapa jumlah mahasiswa yang telah bekerja dan tidak ?
5. Tolong cetakkan Kartu Hasil Studi mahasiswa dengan nama Dian !
6. Dan banyak pertanyaan-pertanyaan yang lain.

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, bila dalam pengelolaan sistem informasi akademik telah menggunakan sistem database. Tapi akan sangat membosankan dan memakan waktu yang lama jika masih dikelola secara manual. Ini merupakan contoh kecil yang dihadapi dalam dunia akademis, tentu hal ini juga akan dihadapi dalam bidang kerja yang lain dengan format dan model yang lain pula. Kecepatan mulai dianggap sangat penting, maka suatu bentuk pengelolaan database pendidikan tersendiri perlu disusun disetiap organisasi. Dengan tersedianya database tersebut seseorang dapat dengan mudah mencari topik-topik mengenai pendidikan dan lainnya tergantung kepada kelengkapan database tersebut. Tersusunnya basis data ini menjadi prasyarat bagi pengembangan sistem informasi manajemen. Basis data yang telah disusun dengan sistematika tertentu akan berguna jika seseorang ingin mencari informasi/keterangan yang terkandung dalam data tertentu.

2. Peranan database dalam bidang kesehatan

Dalam bidang kesehatan ada banyak manfaat dari penggunaan database, diantaranya:

• Membantu dalam pengolahan data pasien, seperti nama, alamat, no kamar pasien.
• Membantu dalam pengolahan data administrasi pasien, seperti kelengkapan biaya berobat dari pasien, apakah sudah lunas atau belum. Dll.

3. Peranan database dalam bidang militer

Penggunaan database dalam bidang militer yaitu dalam:

• Penentuan lokasi pendaratan,
• Informasi tentang lokasi obyek vital,
• Dislokasi satuan tni, dan lain sebagainya. 

4. Peranan database dalam bidang pertanian

Dalam bidang pertanian, database membantu untuk mendata hasil panen, dan mendata banyak pekerja ladang di pertanian.

5. Peranan database dalam bidang psikologi

Pembuatan database dalam dunia psikologi sangat memudahkan user untuk pencarian data yang dibutuhkan, seperti seorang HRD yang ditugaskan memberikan penilaian kepada salah satu karyawan maka ia harus melihat data-data terdahulu yang disimpan pada database "data karyawan", yang mungkin saja berisi nama, alamat, nomor pegawai, hasil tes psikologi terdahulu, dan sebagainya. Dengan adanya database tersebut, user hanya membutuhkan satu primary key untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, sehingga tidak terjadi data ganda.

6. Peranan database dalam bidang bisnis dan industri

Database merupakan kumpulan informasi. Buku telepon, kartu gudang, dan kartu katalog perpustakaan adalah salah satu contoh database. Dengan database terkomputerisasi, kita dapat menyimpan tiga atau lebih informasi. Sebagai contoh, jika kita menyimpan satu daftar pelanggan bisnis kita dalam database, maka kita dapat:

• Mencetak daftar semua pelanggan yang tidak membeli apa pun selama 60 hari yang lalu, beserta nomor teleponnya sehingga kita dapat meneleponnya satu per satu.
• Mengurutkan pelanggan lewat kode pos dan mencetak label surat dalam urutan tersebut.
• Membuat satu form entry pesanan pada layar yang bahkan teknisi kita yang keahliannya paling rendah sekalipun dapat menggunakannya dengan baik.

Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil

Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala besar maupun kecil. Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu?

Sebelum kita bahas lebih dalam, apa sebenarnya definisi dari database itu sendiri? Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database Management System), pencarian informasi akan dapat dilakukan dengan mudah. Database Management System adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya.

Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut. 

Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional (Operational Database).

Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis

Database bagi perusahaan memiliki peran sangat signifikan, baik itu untuk pengambilan keputusan dengan bantuan DSS (Decision Support System) yang sudah terbangun, untuk memberikan Value Added bagicustomer dengan kemampuannya memberikan informasi yang akurat tepat dan uptodate, dan lain sebagainya.

Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua secara manual?

Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.